如何準(zhǔn)備一場線下的海外展會？需要做那些預(yù)備？-ESG跨境

相信每一個品牌商對于展會都不生疏，有些做的對比好的大企業(yè)會有專門的負(fù)責(zé)人來兼顧展會。但是很多初創(chuàng)型公司基本都是一人身兼數(shù)職。所以，即便是加入展會，也可能是其他崗位上調(diào)派過來臨時上崗負(fù)責(zé)的。那么這個時候就有必要了解一下如何去準(zhǔn)備一場線下展會了。

首先，我們需要了解一下展會的定義以及展會的類型。

展會的定義

百度百科給出的定義是為了展現(xiàn)產(chǎn)品和技術(shù)、拓展渠道、增進出售、流傳品牌而進行的一種宣傳活動。筆者想對此進行彌補一下。依照展會的類型去劃分的話，有一些展會就是純潔的交易會，還有促銷會，并不是以宣傳為目標(biāo)或者核心，不是一種宣傳活動，而是一種交易活動。

所以筆者這里想把定義彌補為以下：展會指為了給商家提供展現(xiàn)產(chǎn)品和技術(shù)，拓展渠道，增進出售，流傳品牌而進行的一種營銷活動。（有宣傳，有出售。宣傳的更終目標(biāo)也還是為了出售。）

知道了以上定義，我們需要了解展會的類型有那些。一般情形下，國內(nèi)的展會都是直接跟主辦方進行交流聯(lián)系的，相比較較便捷。而國外的展會一般都是跟代理商去交流，直接跟主辦方交流的不多，但也會涉及。由于距離跟語言的分別，那么海外的展會相對來說在準(zhǔn)備流程中就要比國內(nèi)展會繁瑣。今天，我們就來了解一下，海外的展會類型有那些，應(yīng)當(dāng)如何準(zhǔn)備。

海外展會類型，從范圍上劃分大致可以概括為以下三種：

1.國際性大展會，時長較久：例如：美國CES展，德國慕尼黑High-end音響展，香港春季電子展，巴塞羅那世界移動通訊大會MWC等等。這種展會一般會分為光地，72平，36平，24平，還有準(zhǔn)則攤位18平以及9平。當(dāng)然，特殊大的展會也會有更大面積的光地攤位。

2.區(qū)域性質(zhì)小展會：比如：烏克蘭CEESpring,俄羅斯消費電子展等。此類型的展會，因為范圍對比小，一般只針對當(dāng)?shù)貐⒄股?，此時，多以準(zhǔn)則攤位為主，光地較少，也不會有特大面積的攤位。

3.小型路演：基本每個 都會有路演活動。路演不是在路邊擺攤的意思。而是一場以出售為目標(biāo)的，以小攤位形式的將各參展商 起來的小型活動。路演一般針對代理商對比多，主要以售賣為主，攤位一般較小，大部分是標(biāo)配桌子，攤位。

不管是多大范圍的展會，我們首先要明白企業(yè)加入當(dāng)前展會的目標(biāo)。為了發(fā)表新品，為了保持品牌形象，為了結(jié)識更多的渠道商等。

展會的過程一般分為：筆者依據(jù)展會的過程，將展會分為3個部分：展前，展中和展后。

01、展前

展前又分為以下幾個部分：

前期準(zhǔn)備：我們可以將一場展會作為一個項目來跑。有兼顧展會的負(fù)責(zé)人，但是一場完全的展會也需要其他部門的協(xié)助，所以就會設(shè)計到項目其他成員的交流和分工。因此，我們需要先做一個項目清單。

此份項目清單要包括：項目階段，項目名稱，項目內(nèi)容，完成時間，負(fù)責(zé)人，備注。

除了項目清單，我們還需要預(yù)備：

展會項目啟動會議：明確參展，以及展會見積，展會地位，展會標(biāo)題，主推產(chǎn)品，參展人員等。

費用預(yù)算：包含：展位費，搭建費，交通和食宿費，簽證費，其他需采購費用（一般海外展會都需要租賃wifi上網(wǎng)裝備）；

展會標(biāo)題：明確主推產(chǎn)品，明確展會的標(biāo)題相當(dāng)于明確此次展會的目標(biāo)，例如，是否有主要推的新品，可以借機做新品發(fā)表；是否有主推的新技術(shù)？可以借機炒起噱頭等；

搭建計劃明確：依據(jù)公司的產(chǎn)品以及對展會的要求，預(yù)算以及展館的平面圖，展會的地位，可以聯(lián)系幾家不同的展會搭建公司出設(shè)計計劃，然后差異讓他們報價，更終幾家修正對比之后明確搭建計劃；

簽證：一般簽證要提前預(yù)備，港澳的展會要提前預(yù)備通行證和簽注；

P.S：很多海外的展會是可以申請展會補助的。必定要注意展前跟主辦方交流好，有些材料是在展前的時候就要保留好的。

設(shè)計相關(guān)：邀請函設(shè)計，背景墻設(shè)計，易拉寶設(shè)計，價錢牌設(shè)計，產(chǎn)品宣傳手冊（產(chǎn)品目錄折頁等），其他一切有關(guān)設(shè)計的都可以歸為這一類，且注意時間相應(yīng)要早點預(yù)備，有些可能涉及物料的設(shè)計的需要提前支配制造。

其次是展品相關(guān)：包含，參展產(chǎn)品申請，檢測，物料預(yù)備，打包運輸?shù)?。建議可以帶一些U盤提前拷貝好相關(guān)材料，展會現(xiàn)場遇到對比優(yōu)質(zhì)的客戶可以贈送，客戶回去直接可以拿到需要相關(guān)信息。

多啰嗦一句，參展產(chǎn)品要有參展產(chǎn)品清單，物料要有物料清單！

項目相關(guān)：指的是展會準(zhǔn)備項目進度需要召開項目進展會議以確保每個事項都是依照計劃進行的，以放有疏漏或者意外，需提前預(yù)備。

邀請函相關(guān)：加入展會，出售人員需要邀約客戶，市場人員需要邀約媒體到場，此時就需要發(fā)邀請函，一般海外展會更好都發(fā)表3次，展會前一個半月或者兩個月的時候一次，展會前一個月一次，臨到展會跟前一個星期再發(fā)表一次。有些較遠(yuǎn)的客戶需要提前預(yù)備簽證支配時間等，所以需要提前發(fā)，但有些近的可能到跟前的時候忘卻了或者有些臨時調(diào)整了時間，所以需要再次提示。另外，官網(wǎng)及社交媒體也要同步發(fā)表邀請函及展會相關(guān)信息。

市場考核：去一次海外展會勞民傷財距離遙遠(yuǎn)，坐一次飛機不容易，你如果只是去加入個展會就有點虧了。可以趁加入展會的時候?qū)?dāng)?shù)丶爸苓吺袌隹己艘幌?，去到?dāng)?shù)厍懒私獾男畔⒁染W(wǎng)上來得更真實。定好自己考核的時間計劃，提前支配交通住宿等會對比廉價。

布展：展前更后一步就是到了臨開展前這一兩天的布展時間。必定記得要提前去催搭建商搭建進度！提前催搭建商搭建進度！提前催搭建商搭建進度！關(guān)鍵的事情說三遍。你會發(fā)覺同一個搭建商在同一場展會可能會有20個展位要搭建，如果你不催進度，他們就優(yōu)先去別的地位搭建，你的展位可能就只分配幾個人干活磨蹭！到更后會在匆急忙忙中倉皇收工，搭建后果可想而知，并且也會涌現(xiàn)很多錯誤和細(xì)節(jié)問題。所以，必定要有人跟著搭建商！

必定要記得提前核查所需物料及新品開發(fā)的節(jié)奏，有些物料不足且制造交期較長的需要提前計劃；關(guān)鍵的新品更好在展會的時候全體都能在現(xiàn)場，哪怕只有1-2個樣品；客戶信息登記的本子必定要有。

02、展中

更繁瑣的部分其實是在展前，更忙的部分是在展中。到了開展的時候你會發(fā)覺有時候你連吃飯的時間都沒有。展會現(xiàn)場很多人，但是去國外參展的企業(yè)一般不會去很多人，這樣現(xiàn)場可以招待客戶以及其他事項處置的人就非常少，基本都是輪流上廁所，輪流吃飯的。人少了甚至連吃飯都顧不得。所以，必定要提前計劃好，客戶招待，媒體招待更好都錯開時間，不要都撞了。另外，除了這些，還要有后勤，當(dāng)然一般都是其他人招待客戶的時候你負(fù)責(zé)后勤，你招待客戶的時候其他人負(fù)責(zé)后勤，后勤一般都是整理展品，端茶倒水，主辦方對接這些；

另外就是現(xiàn)場實時素材！切記，你加入這場展會不只是去到現(xiàn)場就完了，還要利用一切機遇拍照，拍視頻，用于后期的宣傳素材！另外，展中的時候要支配專人進行展中帖子報道?？梢允菄鴥?nèi)的其他同事。

這里溫馨提醒一下：現(xiàn)場你會招待很多客戶，也會搜集到很多名片，必定要記得交換完名片之后更好能馬上加個SNS好友，然后拍張合照，加完好友將2人合照以及名片發(fā)給對方先介紹一下自己。要不然，你招待那么多客戶可能會弄混，而哪些逛展的，見的人更多，可能一轉(zhuǎn)眼他就把你忘卻了。所以必定要記得留個證明到時候可以提醒一下，也不至于后期聯(lián)系的時候?qū)Σ簧咸柧蜑殡y了。

另外，更好在招待客戶之后遇到的問題馬上隨手記在本子上或者手機記一下，展會停止后可以總結(jié)反饋。

03、展后

展后幾點關(guān)鍵的就是撤展，展后新聞發(fā)表，展品核對歸還；客戶材料整理，媒體材料整理，展會總結(jié)。

記得加入展會的目標(biāo)不只是給到現(xiàn)場的人去展現(xiàn)品牌的產(chǎn)品，更主要的是給哪些沒有到現(xiàn)場的觀眾看，此次展會多么成功，品牌多么受歡迎，XXX產(chǎn)品備受好評等等，要拍攝對比好的照片和視頻用來展會之后發(fā)新聞給哪些沒有加入展會的人看，讓他們加深對品牌方的了解，同時也是為了再營銷的一個話題。

切記客戶材料整理是重中之重?？蛻舨牧暇褪悄愦舜渭尤胝箷氖斋@，會馬上或者后續(xù)給你帶來出售額的，必定要優(yōu)先整理。但必定不要馬上就發(fā)郵件。原因是，你撤展回來國內(nèi)了，不代表客戶就必定回到了，你回來參展很累休息一下，客戶也需要休息一下。你馬上發(fā)了郵件別人也沒時間看，反而可能會沉到下面容易被疏忽。更好是在展會停止一個星期左右的時間去聯(lián)系，這樣不至于太早，也不至于太晚忘卻。

媒體材料整理：對于市場人員來說，媒體就是此次展會的收獲。將展會現(xiàn)場接觸到的媒體全體整理出來，切記在自己的展后新聞素材預(yù)備好之后開端聯(lián)系媒體。跟對方打召喚的聯(lián)系順便讓媒體幫忙轉(zhuǎn)載新聞，以增長品牌的曝光度。

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