外貿(mào)跟單流程-ESG跨境

外貿(mào)跟單流程

外貿(mào)跟單流程

外貿(mào)跟單流程10多個步驟，所以外貿(mào)業(yè)務(wù)在外貿(mào)跟單過程中，要做到以下幾點，分別是“認真”和“多走一步”、在服務(wù)上“多走一步”、細節(jié)決定成敗，下面例舉一下詳細的外貿(mào)跟單流程。

1.明確“認真”的必要性。今天的工作是明天的結(jié)果，前幾個月的工作會帶來現(xiàn)在的訂單。公司收到的每一封客戶詢價都是公司大量廣告宣傳投資的結(jié)果，不認真跟進客戶是對公司資源的浪費。2.全面熟悉公司產(chǎn)品，報價，制樣，訂單審批，生產(chǎn)，質(zhì)檢，驗貨，出貨流程。這是為客戶提供專業(yè)服務(wù)的基礎(chǔ)。3.每一天上班時明確當天的工作，下班前回想今天工作情況。確保完成最重要和最緊急的工作。4.在所有日常與客戶溝通中使用正規(guī)商務(wù)信函格式及公司規(guī)定的簽名。也不允許出現(xiàn)一句話式的回復（完全無商務(wù)信函的格式）。5.在收到客戶信函時第一時間進行回復。不能給予明確回復時，發(fā)快遞“信函收到”的確認函并確認可以為客戶提供明確回復的時間。即保證溝通的雙向性。6.最少次數(shù)提供讓客戶滿意的樣品(最多三次)。與客戶溝通盡量多的細節(jié)以保證制作的樣品一次性讓客戶滿意。這將會很大程度上增加接下訂單的可能性，加快訂單時間和減少公司樣品制作費用。對產(chǎn)品的充分了解會幫助你提供讓客戶更滿意的服務(wù)。7.樣品完成后，業(yè)務(wù)人員手上必須保留一套與提供給客戶完全相同的樣品并完整和完好的保存。8.給客戶的承諾必須全力來實現(xiàn)。當出現(xiàn)不確定因素時，向直屬上級征求建議后再確認給客戶，以保證每一個承諾的實現(xiàn)。并與上級溝通處理結(jié)果的原因。9.了解訂單生產(chǎn)排程，定期對訂單產(chǎn)品質(zhì)量進行跟進。10.公司只有“我們”，沒有他們。客戶提出的所有問題就是公司的公司，也是自己的問題。我們要給客戶解決所遇到的問題或者與客戶一起解決。不要把問題化成埋怨，也不要讓它擱置在一邊。主動去解決了，會發(fā)現(xiàn)并不是想象中那么難。而且實踐告訴我們最麻煩的客戶會是最忠誠的客戶。11.必須了解基本的商務(wù)禮儀，在溝通、跟進過程中做到尊重客戶。讓客戶隨時可以找到你，但沒有客戶的要求或非緊急情況下，不要打客戶手機;客戶的快遞帳號的每一次使用都必須經(jīng)過客戶的允許；對產(chǎn)品/訂單等任何方面的更改都需要征求客戶的意見/同意及讓客戶了解情況等。在服務(wù)上“多走一步”——1.宣傳公司網(wǎng)站，充分利用公司網(wǎng)站。讓客戶通過網(wǎng)站來了解公司，會節(jié)省很多時間。2.做到十一個“主動”，主動介紹公司服務(wù)及產(chǎn)品，主動（定期）與客戶保持聯(lián)系，主動索取客戶快遞帳號，主動提供快遞單號，主動提供樣品產(chǎn)品圖片，主動索取及確認外箱嘜頭，主動提供訂單生產(chǎn)進度，主動約定驗貨時間，主動提供驗貨報告，主動要求客戶提供訂單產(chǎn)品質(zhì)量反饋,主動向客戶推薦公司新產(chǎn)品?！爸鲃印北憩F(xiàn)在行動比客戶早。3.從每一個微小的細節(jié)為客戶提供最完善的服務(wù)，降低公司與客戶的貿(mào)易風險。在與每一個客戶溝通過程中，維護公司形象。將客戶的反饋建議集中反饋到市場部，作為公司將來規(guī)劃的借鑒。這將會為公司帶來整體利益，也更有利于客戶的開發(fā)。4.完成自身職責范圍內(nèi)工作的前提下，幫助同事解決問題或提出解決問題的建議。任何客戶的電話必須熱情接聽并做相應(yīng)記錄。組成互愛互助的業(yè)務(wù)團隊。5.在公司這個大的團體中，個人力量不可能改變公司的狀況，團隊力量才是無限的。細節(jié)決定成敗——這個產(chǎn)品只有您的企業(yè)可以生產(chǎn)嗎？這個產(chǎn)品您提供給客戶的質(zhì)量和價格只有您企業(yè)可以做到嗎？肯定還有許多企業(yè)可以做到。但產(chǎn)品和服務(wù)上的細節(jié)每個企業(yè)是不同的，處理問題的方式每個企業(yè)也是不同的。注重細節(jié)才能使企業(yè)更穩(wěn)定的發(fā)展。

外貿(mào)跟單精細流程詳解

一、接單：確認價格、數(shù)量、質(zhì)量標準、最遲交貨日期、產(chǎn)品用途、發(fā)貨港口、轉(zhuǎn)港口、目的港口、信用證路線及單據(jù)代理公司信息。二、審證：信用證與合同是否存在不符點，包括金額、貨描、裝箱信息、港口信息、客戶公司信息、開證行信譽、所需單據(jù)、信用證有效期、有效地、分批裝運，信用證號、開證日期。三、確認價格：訂單價格及下單的人民幣價格，分清FOB價格，出廠含稅價格。四、明確下單工廠（包括其規(guī)模、生產(chǎn)能力、設(shè)備、主要品種、跟單員、生產(chǎn)廠長、總經(jīng)理）、大致出貨日期。五、下單與合同回傳：工廠合同制作（合同號碼（自制）、產(chǎn)品規(guī)格,級別,包裝（LOGO及嘜頭，字體大小、顏色、位置）,運輸,價格,出貨日期,船期、截港日期、結(jié)算方式,質(zhì)量要求,質(zhì)量責任等描述）、出貨時間確定。六、制訂生產(chǎn)計劃給客戶（中英文）。如有變動及時通知。七、生產(chǎn)進度跟單：1.制訂生產(chǎn)進度計劃及日生產(chǎn)進度質(zhì)檢報告、進度落實了解、非正常情況匯報、包裝完善。八、訂艙、商檢協(xié)調(diào)、運輸方式及運輸協(xié)調(diào)(集裝箱協(xié)調(diào),出貨通知發(fā)放)、出廠含稅價訂單,通知工廠代買育林基金。九、發(fā)貨通知、貨代信息、集裝箱車牌號及司機聯(lián)系信息、箱封號，鉛封號、拖貨時間確定、集裝箱到廠時間、離廠時間、到港確認。十、填寫“SHIPPING DetaILS”及提單副本給客戶。

什么是外貿(mào)跟單

外貿(mào)跟單其實跟單很簡單就是做為客戶和工廠之間的橋梁做好協(xié)調(diào)管理工作，把信息及時地在兩者之間進行反饋。當中，外貿(mào)跟單員是指在進出口業(yè)務(wù)中，在貿(mào)易合同簽訂后，依據(jù)合同和相關(guān)單證對貨物加工、裝運、保險、報檢、報關(guān)、結(jié)匯等部分或全部環(huán)節(jié)進行跟蹤或操作，協(xié)助履行貿(mào)易合同的外貿(mào)業(yè)務(wù)人員。

外貿(mào)跟單員職責

⒈ 全面準備并了解訂單資料（客戶制單、生產(chǎn)工藝、最終確認樣、面/輔料樣卡、確認意見或更正資料、特殊情況可攜帶客樣），確認所掌握的所有資料之間制作工藝細節(jié)是否統(tǒng)一、詳盡。對指示不明確的事項詳細反映給相關(guān)技術(shù)部和業(yè)務(wù)部，以便及時確認。⒉ 務(wù)必保證該公司與外加工廠之間所有要求及資料詳細并明確、一致?。ㄗ詈靡形淖肿C明）⒊ 事先盡可能多地了解各加工廠的生產(chǎn)、經(jīng)營狀況并對工廠的優(yōu)/劣勢進行充分評估，做到知根知底。⒋ 跟單員言行、態(tài)度均代表該公司，因此與各業(yè)務(wù)單位處理相應(yīng)業(yè)務(wù)過程中，須把握基本原則、注意言行得體、態(tài)度不卑不亢。嚴禁以任何主觀或客觀理由對客戶（或客戶公司跟單員）有過激的言行。處理業(yè)務(wù)過程中不能隨意越權(quán)表態(tài)，有問題及時請示公司決定。⒌ 預先充分估量工作中問題的潛在發(fā)生性，相應(yīng)加強工作力度，完善細化前期工作，減少乃至杜絕其發(fā)生的可能性。不以發(fā)現(xiàn)問題為目的，預先充分防范、工作中重復發(fā)掘、及時處理問題并總結(jié)經(jīng)驗，對以后的工作方式和細則進一步完善方為根本之道。⒍ 訂單跟單員與訂單負責人（操作員）要保持密切的聯(lián)系，出于雙方的利益著想，多與對方溝通，將問題降到最低限度。跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企業(yè)開展各項業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。外貿(mào)跟單員的職責：跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運作過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（服務(wù)）運作流向并督促定單落實的專業(yè)人員，是各企 業(yè)開展各項業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報關(guān)等綜合知識。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作內(nèi)容和職責：1、及時安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴格明晰四大要素：貨號、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴格參照大 貨訂單格式，即貨號顏色數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時，由外貿(mào)部經(jīng)理指定的 人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應(yīng)請示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購原料或輔料，應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應(yīng)馬上匯報 外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費、收多少、快遞費是預付還是到付，需請示經(jīng)理，由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是：如果是少量樣品，樣品免費，運費到付。如樣品數(shù)量較多，應(yīng)考慮樣品收費，運費到付。2、嚴格把握“核價單”，精確地報出美金銷售價格。一般情況下，核價單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿(mào)易核價單”，一種是“進料加工核價 單”。核價單原則上是由計劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計劃部索取核價單時，應(yīng)拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計劃部提供的核價單后，業(yè)務(wù)員 應(yīng)逐字逐行進行審核，檢查是否有任何可能的差錯。特別要有能力看出明顯的錯誤，如發(fā)現(xiàn)一個XX皮康紙的金額為5元，一個XX里布的用量為1米，應(yīng)立即通知 計劃部，要求計劃部立即改正錯誤。當遇到計劃部未能及時提供核價單，客戶又要馬上提供報價時，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動手，收集相應(yīng)的核價單數(shù)據(jù)，自己制作出準確的核價單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價單中利潤和銷售利潤率的計算方法的公式是否正確。利潤=美金賣價X匯率X0.96成本銷售利潤率=利潤÷（美金賣價X匯率）X100%美金賣價確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對外報價。個別客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報清楚，由經(jīng)理決定如何操作。3、積極主動與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧悠返脑u價，詢問客戶是否有下訂單的可能。4、業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念?？蛻粝掠唵魏?，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門。客戶下訂單 后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對客戶訂單的分析，圍繞“貨號原料顏色搭配做法”四個要素，與打樣時的最后確認樣核 對（必要時要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認。客戶確認后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中 文訂單下發(fā)，整個過程的時間，能半小時解決的，堅決不能用1小時解決，能1小時解決的，堅決不能用2小時解決，以此類推。整個過程，最長不能超過48個小 時。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時間的4個小時內(nèi)沒有回復的，此時業(yè)務(wù)員應(yīng)立 即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復；第二，口頭匯報外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標準格式是“發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份。”中文訂單中應(yīng)絕對杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒有任何絲毫的差錯，也表明業(yè)務(wù)員已對此訂單已經(jīng)完全承擔全部的責任。當然，訂單最終確認的另一個重要的指標是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計劃部先計算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。簡要的說,外貿(mào)業(yè)務(wù)員主要負責聯(lián)系客戶,簽訂合同。外貿(mào)跟單員主要負責合同的執(zhí)行，主要包括（但不限于）備貨、租船訂艙、報驗、報關(guān)、制單結(jié)匯、收匯核銷、退稅等。外貿(mào)業(yè)務(wù)員的工作挑戰(zhàn)性大，機遇也多，工作壓力大，前途遠大，對從業(yè)水平要求比較高，待遇比較好；外貿(mào)跟單員工作要求認真仔細，有責任感，專業(yè)水平好，但工作壓力相對較小，挑戰(zhàn)性也差，前途一般，待遇不會有大的發(fā)展，但是，外貿(mào)跟單員往往是業(yè)務(wù)員的基礎(chǔ)。
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