如何寫(xiě)出一封專(zhuān)業(yè)級(jí)的外貿(mào)郵件？-ESG跨境

郵件是外貿(mào)工作中接觸最多，也是最重要的東西。然后對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)確經(jīng)常把握得不好，容易導(dǎo)致出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。下面的郵件是根據(jù)一位殿堂級(jí)外貿(mào)老濕分享整理總結(jié)而來(lái)，相信大家看完后會(huì)對(duì)自己的郵件寫(xiě)作有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)。

01｜Prewriting: 寫(xiě)郵件前需要考慮的問(wèn)題

Purpose: 你寫(xiě)這封郵件的目的是什么，你能為客戶帶來(lái)什么？

Consider who you're emailing?:?你要發(fā)給誰(shuí), 此人的地位是什么，你們的關(guān)系如何？

Subject: 這封郵件的主題是什么？能否吸引客戶打開(kāi)閱讀？

思路：分幾段，怎么寫(xiě)，主要用哪些句型。如何用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言突出你的優(yōu)勢(shì)？

語(yǔ)氣：直接or委婉 ？

正文該如何寫(xiě)？

02｜發(fā)郵件后的3種處理方法

進(jìn)收件箱

進(jìn)垃圾箱

直接攔截

1.進(jìn)垃圾箱可能的原因：

大量出現(xiàn)spam敏感詞

非正常拼寫(xiě)：用其他字符代替字母：w0rds,L3tter

顛倒大小寫(xiě)：uPPer, CaSE

全部大寫(xiě)

超鏈接太多

郵件內(nèi)容插圖片

附件太多

IP被視為垃圾郵件

一段時(shí)間內(nèi)，發(fā)送頻率過(guò)快，內(nèi)容重復(fù)度過(guò)高

2.改進(jìn)方法：

郵件中盡量不含有spam敏感詞（不知道spam詞是什么的可以百度）

注意檢查字體拼寫(xiě)

郵件中超鏈接不要太多

附件不超過(guò)3M

使用多IP地址發(fā)送: 可以使用科學(xué)工具切換IP地址

使用多種郵箱發(fā)送: gmail, hotmail, outlook,企業(yè)郵箱

要有針對(duì)性：不要群發(fā)，一對(duì)一發(fā)送，尊重客戶

嘗試不同的模板，不同的郵件，不要用同一模板發(fā)送N個(gè)客戶

通過(guò)郵箱有效性驗(yàn)證工具，在發(fā)送前檢查郵箱是否真實(shí)存在

Remark:?亂碼，很多客戶的電腦顯示不了中文，郵件帶中文容易亂碼，不要用“宋體”去寫(xiě)英文。

技巧：用自己的郵箱給自己的另一個(gè)郵箱發(fā)：

–?如果發(fā)送后，在收件箱收不到，垃圾箱也收不到，那則可能被攔截了。

–?如果可以發(fā)，也可以收，客戶沒(méi)有回復(fù)你，則是你的郵件可能沒(méi)有被客戶打開(kāi)或不夠吸引人，嘗試從主題和正文去改進(jìn)。

03｜主題寫(xiě)法：（以開(kāi)發(fā)信為例）

普通主題，已過(guò)時(shí)：

Established business relationship

Led lamp supplier

China manufacturer

Catalog for LED light

主題的進(jìn)階寫(xiě)法:

寫(xiě)郵件前花大量時(shí)間去做客戶和市場(chǎng)調(diào)研，要去做客戶群體的細(xì)分，要有針對(duì)性地發(fā)郵件。

寫(xiě)上讓客戶感興趣的主題: 突出郵件目的，核心，中心。

例：

Re: An idea help you to get your next 100 customers

How to take more profit from growing market in 2016

Re: Jacky?called you just now !

Always test different approaches to see what works best

郵件不是死的，每個(gè)客戶感興趣的點(diǎn)不一樣，主題要多變，內(nèi)容要多變，思維方式也要多變。

04｜郵件正文

注意問(wèn)題

use "you", "your" instead of I, we, us ,our

Do not use “Not” “No”等否定詞

Don’t write email too long

Don’t focus on features, focus on the value you bring

Don’t use active voice(主動(dòng)語(yǔ)態(tài)) too much

結(jié)尾call to action

Always be personalizing

Test, automate and scale

1.字體

Don’t use “宋體”

Don’t use Multi-color，不要用太多顏色

Don’t use strange or special fonts，不用特殊字體

Pay attention to the Capital letter (大寫(xiě)字母），當(dāng)強(qiáng)調(diào)的時(shí)候才能大寫(xiě)，當(dāng)專(zhuān)有名詞時(shí)首字母大寫(xiě)，句子開(kāi)頭時(shí)首字母大寫(xiě)

Choose normal or regular fonts in business emails

Adjust the size for appearance ( 11號(hào)，12號(hào)）

常用字體：

time New Roman、Calibri、Arial、Contury Gothic、Comic Sans MS、Lucida Handwriting

切記千萬(wàn)不要用“宋體”去寫(xiě)英文！！

2.標(biāo)點(diǎn)

英文中沒(méi)有”《》”, 英文中只有引號(hào)；

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)后，必須打一個(gè)“空格”，再加單詞

Please keep one space after the English punctuation

No chevron(書(shū)名號(hào)）,instead

Please use full stop（句號(hào)）when you finished one sentence

Don’t use so many exclamation mark(感嘆號(hào)）

Don’t use Chinese punctuation(中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）when typing via computer

3.主動(dòng)語(yǔ)態(tài)與被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

Active voice: place extra emphasis on showing good will, showing sincerity, show application,Show apology, etc (側(cè)重主觀上的內(nèi)容：誠(chéng)意，感謝，道歉）

Passive voice:?focus on the real situation, the objective issues, the professionalism, the announcement, etc側(cè)重客觀存在的事實(shí)或一定會(huì)出現(xiàn)，發(fā)生的事情

寫(xiě)一些特定郵件的時(shí)候，一定要多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)：

宣布某一個(gè)決定

專(zhuān)業(yè)的開(kāi)發(fā)信

商務(wù)郵件往來(lái)中，體現(xiàn)自己的專(zhuān)業(yè)性，突出和強(qiáng)調(diào)某些特點(diǎn)或產(chǎn)品分析的時(shí)候

4.郵件正文：(以開(kāi)發(fā)信為例）

第一段：開(kāi)頭+目的，Quickly states the purpose， 1，2句話帶過(guò)

第二段：

正文，核心內(nèi)容，把該說(shuō)的說(shuō)清楚，3-5句話內(nèi)，每句話不要太長(zhǎng)

Value And Benefits Statement，價(jià)值展示，你能為客戶帶來(lái)什么.

Cites?previous clients to demonstrate credibility?引用之前做過(guò)客戶做證明.

第三段：收尾，call to action, 則客戶看了你的郵件后需要做什么，clearly specifies what you want them to do

▼▼

Hi xxx,

Nice day.

I‘m writing to recommended you our top-rated LED lamp in the Europe and?I have a?idea that can help you to get your next 100 customers.（表明你能為客戶帶來(lái)什么）

I recently used this idea to help some client( xxx in France), ( xxx in Netherlands ), ( xxx in Italy)（行業(yè)大客戶或潛在客戶的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）and they got a good benefit.

Please feel free to contact us and I can share this idea with you.?( Call to action )

Best regards,

xxxxxx

05｜郵件簽名

Your name

Your title

Your company name in detail

Your address in detail

Your telephone number?and fax number

Your email address

Your company website

例▼

XXXXX

Sales Manager

------

ABC Printing Factory

Address: xxx?Zone,xxx?District,Guangzhou,Guangdong,China,

Mobile No.:+86-13xxxxxxxxx

Tel:+86-20-xxxxxxx???Fax:+86-20-xxxxxxx

Email:

Website: ?www.xxx.com

純文字的簽名檔有很大的局限性，細(xì)心的人去對(duì)比專(zhuān)業(yè)的外貿(mào)公司或者國(guó)外客戶時(shí)候，會(huì)看到郵件簽名檔設(shè)計(jì)的很形象。在這個(gè)顏值即正義的年代，設(shè)計(jì)一個(gè)美觀高大上的郵件簽名，一定可以讓客戶對(duì)你印象深刻。

最后附上自己一年前的郵件，報(bào)價(jià)，圖片，段落，思路等等很多都存在問(wèn)題。正所謂有對(duì)比才顯示出區(qū)別，即使過(guò)去很差，很爛，但只要通過(guò)努力不斷進(jìn)步才是最重要的。

結(jié)尾：郵件的修煉，是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，需要不斷地反思，不斷總結(jié)，不斷專(zhuān)研，不斷換位思考，不斷比較別人的，比較各個(gè)老外的寫(xiě)法，然后去總結(jié)思路，總結(jié)原因，不斷去思考去改進(jìn)。

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點(diǎn)，不代表ESG跨境電商觀點(diǎn)或立場(chǎng)。如有關(guān)于作品內(nèi)容、版權(quán)或其它問(wèn)題請(qǐng)于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。