外貿(mào)賣家商務(wù)信函的書寫需要注意些什么？-ESG跨境

對(duì)外貿(mào)易商業(yè)書信的寫作重點(diǎn)有那些？

對(duì)外貿(mào)易商業(yè)書信的寫作并不需要應(yīng)用華麗美好的詞句。你所要做的就是，用簡(jiǎn)單質(zhì)樸的語言，精確地表達(dá)自己的意思，讓對(duì)方能很了解地了解你想說的話。環(huán)繞此點(diǎn)，總結(jié)了幾個(gè)方面的內(nèi)容，希望對(duì)撰寫商務(wù)信函有所參考。

*口語化。

每次書信的往來，都是你和收件人之間的一種溝通。人類是感性的，所以你需要在你的信件中體現(xiàn)出感性的一面。但是許多人都有這樣一種誤會(huì)，以為商業(yè)信函的寫作應(yīng)當(dāng)帶有一種特別的“商業(yè)腔”，因此，將一封本該充斥熱忱友愛的信件寫得死板、毫無朝氣。它們更愛好寫Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。事實(shí)上我們只是簡(jiǎn)單地去懂得，每一次書信往來不就是和對(duì)方談一談嗎？只是把談話內(nèi)容寫在紙上而已。更多地應(yīng)用一些簡(jiǎn)單明了的句子，用我/我們作主語，這會(huì)使我們的書信讀起來熱忱、友善，就像兩個(gè)小伙伴間的交談那樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。

想像一下，如果你因?yàn)椴荒馨磿r(shí)交貨而給你的合伙人打電話，你會(huì)怎么想？你可以說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。你在電話里這么說了，為什么要將“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？改為信件？拋開這所謂的“業(yè)務(wù)腔”，你的信件也要像談話一樣簡(jiǎn)單、自然、人性化。

*語氣強(qiáng)調(diào)。

因?yàn)槟銓懙臅哦际怯心繕?biāo)的，你信中所應(yīng)用的語氣語調(diào)也要符合你的意圖。不妨在寫這封信之前細(xì)心想一想，你寫這封信是為了到達(dá)什么目標(biāo)，你希望對(duì)收信人有什么影響？它是報(bào)歉的、說服的、堅(jiān)定的、請(qǐng)求的。用書信中的語氣語調(diào)，完整可以表達(dá)出來。

*真摯。

無論是在生計(jì)中還是在商業(yè)上，真摯是更關(guān)鍵和更基本的，所以你的信函也要能充足體現(xiàn)你的誠意。不管怎么，你都要用你的真摯來說話。拿起一封寫好的信看一遍，確保如果這個(gè)時(shí)候?qū)Ψ秸诖螂娫捊o你，他必定能感到到你的自然和真摯。

*直截了當(dāng)

就像你一樣，你的合伙人每天都要瀏覽大批的信件文件。因此，書信必需寫得簡(jiǎn)練，簡(jiǎn)短，切題。若內(nèi)容不符合要求或?qū)π偶哪繕?biāo)無益，請(qǐng)毫不留情地廢棄。這類內(nèi)容，不但不能使交流更順暢，反而會(huì)混雜視聽，不但不能引起讀者的興致，反而會(huì)激怒和反感。

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