外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)上線后是否需要體檢呢？-ESG跨境

員工需要每年體檢以確定身體的健康程度。而外貿(mào)管理系統(tǒng)上線之后，也需要定期進(jìn)行體檢，以確定系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)體檢的結(jié)果不理想時(shí)，就需要有針對性的采取措施來進(jìn)行優(yōu)化，企業(yè)項(xiàng)目管理員至少需要從如下幾個(gè)指標(biāo)來為系統(tǒng)進(jìn)行體檢。

指標(biāo)一：流程的標(biāo)準(zhǔn)化
現(xiàn)在大部分外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)都是以流程驅(qū)動(dòng)的。也就是說，根據(jù)業(yè)務(wù)流程來開發(fā)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、操作外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)。這就給了我們第二個(gè)外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)體檢的指標(biāo)，即評估企業(yè)用戶操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。在評估這個(gè)指標(biāo)的時(shí)候，需要抓住企業(yè)的關(guān)鍵流程。因?yàn)槠髽I(yè)的操作流程太多，不可能面面俱到。具體的來說，需要抓住以下幾個(gè)流程。

一是銷售循環(huán)流程。包括客戶審核、信用復(fù)核、銷售接單、發(fā)貨等等多個(gè)環(huán)節(jié)。不過環(huán)節(jié)太多，也時(shí)候也不好操作。筆者建議是抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)的關(guān)鍵點(diǎn)。如銷售接單時(shí)，接單與審核需要不同的人員來完成，已保障交易的安全性。再如，倉庫部門發(fā)貨時(shí)必須要以現(xiàn)有的銷售訂單為依據(jù)，而不能夠無單發(fā)貨等等。在給外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)體檢時(shí)需要抓住這些關(guān)鍵點(diǎn)，看看用戶操作是否到位。

二是相關(guān)計(jì)劃的操作流程。如對于接單生產(chǎn)型生產(chǎn)企業(yè)來說，需要根據(jù)銷售訂單來生成采購計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。在體檢時(shí)，就需要考慮后續(xù)的操作跟這個(gè)計(jì)劃的符合程度。一般來說，如果計(jì)劃與實(shí)際符合，需要先更改計(jì)劃，而不能夠直接在后續(xù)的單據(jù)中進(jìn)行更改。如銷售訂單有變化，就需要先更改銷售訂單，然后再根據(jù)更改后的銷售訂單來調(diào)整銷售計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃。這是前后一致的流程。如果發(fā)現(xiàn)這里有不一致，那么系統(tǒng)稽核人員就需要分析不一致的原因，并尋求后續(xù)的措施。

三是采購循環(huán)流程。在這個(gè)流程中，主要是采購單流程與采購收獲流程。對于采購單來說，企業(yè)是否允許無單采購？即對于生產(chǎn)材料來說，一般都要求有原始的單據(jù)，如物料需求部門的請購單。系統(tǒng)稽核人員可以在速賣通ERP管理系統(tǒng)中導(dǎo)出沒有原始單據(jù)的采購訂單，然后進(jìn)行追蹤分析。再如收貨，一般要求有采購訂單，嚴(yán)格的說還需要有供應(yīng)商發(fā)票等等。只有這些單據(jù)才能夠進(jìn)行入庫。在給速賣通ERP管理系統(tǒng)體檢時(shí)，可以分析這些單據(jù)是否完備。如果完備的話，那么就說明相關(guān)操作都是按流程在辦事。否則的話，就需要進(jìn)行后續(xù)的完善操作。

四是付款流程。付款在企業(yè)中往往是一項(xiàng)比較關(guān)鍵的業(yè)務(wù)。對于速賣通ERP管理軟件來說，主要就是核對相關(guān)單據(jù)的內(nèi)容。如對于供應(yīng)商付款來說，需要考慮的是采購訂單、供應(yīng)商發(fā)票、入庫單等單據(jù)是否齊備，金額是否有問題。同時(shí)還需要關(guān)注，有沒有重復(fù)付款的單據(jù)等等。分析這些單據(jù)，可以判斷與付款相關(guān)的用戶在操作上是否標(biāo)準(zhǔn)，有沒有偷工減料，甚至舞弊的事件發(fā)生。

五是需要注意一些特殊的流程。某些企業(yè)可能有一些比較特殊的作業(yè)，如預(yù)收款業(yè)務(wù)或者預(yù)付款業(yè)務(wù)。這些業(yè)務(wù)往往具有比較特殊的流程。如對于預(yù)收款業(yè)務(wù)來說，需要客戶付款后才能夠安排生產(chǎn)或者安排出貨。顯然這些都是比較關(guān)鍵的點(diǎn)，而且往往是企業(yè)管理層比較重視的內(nèi)容。如果有這些特殊業(yè)務(wù)的話，那么就需要額外關(guān)注這些流程。

總之，分析員工的操作是否符合標(biāo)準(zhǔn)化流程的要求，也是速賣通ERP系統(tǒng)體檢的一個(gè)重要內(nèi)容。

指標(biāo)二：數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度

在給速賣通ERP管理系統(tǒng)進(jìn)行體檢的時(shí)候，最綜合的指標(biāo)就是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。如果速賣通ERP管理系統(tǒng)相關(guān)的操作規(guī)范沒有嚴(yán)格執(zhí)行，那么最終反映到數(shù)據(jù)上，就是數(shù)據(jù)誤差比較大。如倉庫的帳上數(shù)量與實(shí)物不符等。具體的說，需要核對如下幾組數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。

一是速賣通ERP軟件帳上庫存數(shù)量與實(shí)物數(shù)量的一致性。一般企業(yè)在年末都會(huì)對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)。此時(shí)需要以ERP管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，然后確定兩者之間的差異。重要的是，需要分析差異的原因。有些差異是允許的，如損耗等造成的誤差。但是有些差異是不允許的。如沒有開單就發(fā)料、或者沒有開單就入庫等等。故分析庫存數(shù)據(jù)與實(shí)物之間的差異，并分析產(chǎn)生差異的原因，就可以了解用戶是否按標(biāo)準(zhǔn)在操作。

二是訂單中的未交貨明細(xì)。包括采購訂單上的未交貨明細(xì)和銷售訂單上的未交貨明細(xì)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)都是根據(jù)其他單據(jù)更新的。如采購訂單是根據(jù)收貨單更新收貨數(shù)量和未交貨數(shù)量，而銷售訂單則是根據(jù)出貨部門的單據(jù)來更新出貨數(shù)量與未出貨數(shù)量。這些單據(jù)都涉及到不同的部門。為此分析這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可以判斷部門之間的協(xié)作有沒有問題。如果有問題的話，那么就需要采取措施，來確保他們之間的友好協(xié)作。

三是需要查看單據(jù)編號等是否符合要求。企業(yè)在上外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)之間，一般都需要編制一套編碼規(guī)則，包括各種單據(jù)的編號(如銷售訂單與采購訂單的編號)、產(chǎn)品的編號、員工的編號等等。在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)第一年員工基本上還可以遵守這個(gè)規(guī)則。但是隨著時(shí)間的推移，加上員工的頻繁流動(dòng)，會(huì)導(dǎo)致編碼比較混亂。

如員工隨心隨意的編寫訂單號碼、產(chǎn)品編號等等。不一致的編碼規(guī)則會(huì)導(dǎo)致其它部門查詢數(shù)據(jù)的困難。故在體檢時(shí)，可以查詢員工是否按編碼規(guī)則在進(jìn)行編碼。特別是那些手工編碼的情況。如果發(fā)現(xiàn)沒有按編碼原則編寫，那么需要及時(shí)的更正，并加強(qiáng)對相關(guān)用戶的培訓(xùn)。

總之，數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度是最能夠反映速賣通ERP管理系統(tǒng)運(yùn)行狀況的一個(gè)指標(biāo)。在給速賣通ERP管理軟件體檢時(shí)，需要抓住基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。就好像抓住了主要矛盾，能夠起到事半功倍的效果。當(dāng)然基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并不僅僅只是包括這些內(nèi)容。在實(shí)際工作中，根據(jù)需要，還需要對價(jià)格表、供應(yīng)商明細(xì)表等記錄進(jìn)行審核。一般情況下，庫存數(shù)據(jù)需要根據(jù)企業(yè)的盤點(diǎn)作業(yè)來進(jìn)行核對。可以通過抽盤等動(dòng)作來監(jiān)督員工的行為。而其他的數(shù)據(jù)，外貿(mào)ERP系統(tǒng)稽核人員可以不定時(shí)地進(jìn)行。

指標(biāo)三：用戶依賴速賣通ERP管理系統(tǒng)的程度

當(dāng)速賣通ERP管理系統(tǒng) 運(yùn)用的比較熟練之后，用戶對速賣通ERP管理系統(tǒng)的依賴程度會(huì)很強(qiáng)。當(dāng)速賣通ERP管理系統(tǒng)不能夠運(yùn)行時(shí)，用戶將無法開展正常的工作。如果企業(yè)能夠達(dá)到這種程度，那么可以從宏觀上說明速賣通ERP管理系統(tǒng)運(yùn)行的還是不錯(cuò)的。一般來說，可以從如下幾個(gè)角度來評估用戶對速賣通ERP管理系統(tǒng)的依賴程度。

一是企業(yè)用戶手工操作的程度。一般來說，對外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)的依賴程度越高，那么手工操作的作業(yè)就越少。舉一個(gè)簡單的例子。對于倉庫用戶來說，在外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)上線之前會(huì)有一本手工帳。如果上了外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)之后，用戶查詢庫存數(shù)據(jù)時(shí)都是從系統(tǒng)中查詢，而徹底放棄了手工帳本。那么就說明用戶對外貿(mào)ERP管理系統(tǒng)的依賴程度是比較高的。由于相關(guān)的限制，雖然不能夠從根本上杜絕手工操作，但是手工操作應(yīng)該越少越好。

二是高層對速賣通ERP軟件的應(yīng)用程度。速賣通ERP軟件一般分為兩個(gè)階段。一個(gè)是操作階段，主要是企業(yè)的中低層人員在系統(tǒng)中錄入相關(guān)的交易數(shù)據(jù)。二是分析決策階段。在這個(gè)階段中，企業(yè)的中高層管理人員會(huì)積極的使用速賣通ERP系統(tǒng)，如各種報(bào)表等等。為自己的決策提供數(shù)據(jù)的支持。在速賣通ERP系統(tǒng)體檢時(shí)，需要評估企業(yè)現(xiàn)在所處的階段。如果長期處于第一階段，那么顯然外貿(mào)ERP的運(yùn)行是不怎么完善的。在后期需要積極的改進(jìn)

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