超全干貨｜開發(fā)信，總是沒有回復的原因和對策……-ESG跨境

郵件發(fā)出去之后沒有任何反饋的原因有很多，沒有任何人有辦法保證自己的郵件能有100%的回復率。但是我們可以把自己可控的因素做到最好，以獲得最好的閱讀率和回復率。今天就來分析解決郵件發(fā)送失敗和寫好開發(fā)信的兩大難題：

一. 發(fā)件的郵箱、域名、IP地址進入了垃圾郵件黑名單數(shù)據(jù)庫

相信你有過類似的經(jīng)歷：一個陌生號碼給你打來電話，雖然是陌生號碼，但是你的手機上卻顯示“房產(chǎn)中介”、“保險理財”，甚至是“詐騙團伙”這樣的提示信息。這是因為這個陌生號碼被列入了一個或者多個“號碼黑名單數(shù)據(jù)庫”中，而你的手機也正好關聯(lián)了這些數(shù)據(jù)庫。

在電子郵件的世界里，也是一樣的機制。如果你的郵箱賬號、發(fā)件域名、服務器IP地址因為各種原因被列入了黑名單，而你的客戶郵箱正好使用了該黑名單數(shù)據(jù)庫，那么你給這些客戶發(fā)郵件時，對方是100%無法收到郵件的。

01. 問題檢測

網(wǎng)絡上的郵件黑名單數(shù)據(jù)庫有很多，可用以下工具對自己的域名或者IP地址進行檢測：

www.dnsbl.info – 只要輸入自己的郵箱后綴或者是IP地址就可以檢測是否被列入了黑名單數(shù)據(jù)庫。（包含了59個知名的黑名單數(shù)據(jù)庫）

mxtoolbox.com – 檢測92個不同類型的黑名單數(shù)據(jù)庫，還可以注冊一個免費賬號，定時跟蹤是否進入黑名單，一旦被列入黑名單，就會發(fā)郵件提醒。

02. 問題解決

如果已經(jīng)進入了黑名單也不用過于擔心，因為大部分的黑名單是可以申請移出的，具體步驟如下：

第一步：找到這個黑名單數(shù)據(jù)庫的官網(wǎng)，在dnsbl和mxtoolbox中就可以直接找到。如果找不到，就在搜索引擎搜索一下，如“Abuse Ro official website”這樣的關鍵詞；

第二步：在官網(wǎng)找到類似Removal， Apply to Remove這樣的選項，然后就會進入一個申請向?qū)В?/p>

第三步：過程基本類似，需要填寫：你是誰？你的客戶是從哪里來的？你為什么給他寫郵件？你的郵件內(nèi)容是什么？這個時候要注意，填寫的內(nèi)容要看起來正規(guī)規(guī)范，有說服力；

第四步：將信息填好之后，提交申請。大部分還要通過郵件確認提交，所以提交信息時一定要填寫有效的郵箱地址。

03. 問題規(guī)避

如果通過檢測，發(fā)現(xiàn)并沒有進入黑名單數(shù)據(jù)庫，可以通過以下的方法，避免今后進入黑名單數(shù)據(jù)庫：

不要在短時間內(nèi)發(fā)送大量的郵件，要分開時間段發(fā)送；

同一批郵件，如果數(shù)量超過500，要分成多個批次發(fā)，且每次的標題和內(nèi)容應不同；

如果必須要大量發(fā)送，將新老客戶摻雜在一起，增加總體打開率；

用軟件批量搜索抓取的郵箱，一定要謹慎，很可能里面有Spam Trap；

使用群發(fā)工具，注意修改軟件的發(fā)送郵件頭和內(nèi)嵌信息。

綜上，很多時候郵件發(fā)不出去，是因為你的郵箱、域名、IP地址進入了垃圾郵件黑名單數(shù)據(jù)庫，所以要在第一時間檢測排除這個原因。

二. 郵件標題和正文當中有敏感內(nèi)容，被當做垃圾郵件攔截了

反垃圾郵件協(xié)議中，大部分是針對內(nèi)容和模式的審查。為了吸引客戶的注意力，我們常用夸張的、誘惑的語言措辭，又或者因為解碼的原因，郵件發(fā)出去是亂碼等情況，這些都屬于容易被攔截的敏感內(nèi)容。如何解決呢？

01. 問題檢測

對于ESP（Email Service Provider）來說，判斷你的郵件到底有沒有敏感內(nèi)容靠人工一條條梳理是很費時費力的，可以使用專業(yè)的工具，檢測是否能夠規(guī)避垃圾郵件策略，從而避免被攔截：

www.mail-tester.com – 專業(yè)的用來檢測一封郵件是否會被各種ESP拒收的工具，完全免費，而且還會給出詳細的打分指導說明。

02. 問題規(guī)避與解決

在我們發(fā)送郵件的過程中，應該避免這些問題：

為了吸引客戶，使用了太多類似best price，top quality等推銷性質(zhì)太濃的字眼；

非正常拼寫單詞，如：w0rds，l3tter，uPPer CaSE wrOnG；

標題全部大寫，并且還有類似“!!!”過多的標點符號；

郵件中有亂碼，非常容易被當做垃圾的格式；

如包含太多的鏈接、圖片、附件，被認定為垃圾郵件的幾率會很高；

附件中包含如下的格式：exe、bat、dmg、apk、scr、js等，會被郵件防護程序阻止；

附件的體積過大，對服務器的帶寬造成了一定的負擔。

關于SPAM高頻詞很早以前我就已經(jīng)分享過

三. 收件人的郵件地址是無效的，但是卻沒有及時發(fā)現(xiàn)

很多人肯定都有過類似的疑惑：有的客戶還聯(lián)系著就忽然消失了，發(fā)郵件不回甚至退信。這不是個例，ReturnPath的數(shù)據(jù)表明，全球每年有18%的郵件因為各種原因失效。當然不排除因為各種疏忽，弄錯了郵箱地址的拼寫，但是卻沒有發(fā)現(xiàn)問題所在。

針對這個問題，我們可以使用多種工具進行郵箱有效性，真實性的檢測驗證：

四. 你的郵件發(fā)送時間不是最佳的時間點

數(shù)據(jù)表明，65%的客戶會在當?shù)貢r間的上午09:00-10:30，和下午15:00-16:00這兩個時間段里，集中處理郵件往來。所以為了讓自己的郵件閱讀率、回復率更高，我們可以計算了解好對應客戶國家的時差，讓自己的郵件在最合適的時間，投遞到客戶的收件箱里。

五. 什么樣的開發(fā)信才是國外客戶喜歡的？

寫好開發(fā)信是每個外貿(mào)人的基本功，但也是最頭痛的難題。因為大多數(shù)辛苦發(fā)出去的開發(fā)信都石沉大海，沒有了回音，只知道用蠻力是行不通的。一封開發(fā)信成功與否的關鍵在于如何成功的引起客戶的興趣并愿意和你保持聯(lián)系，是你編輯開發(fā)信的關鍵和核心。

既然我們寫開發(fā)信目的是吸引外國人，那么了解老外關于開發(fā)信的思維與習慣就至關重要。這里有11封老外寫的開發(fā)信，被國外公認是最佳的開發(fā)信實踐。通過相關研究數(shù)據(jù)，我們來看看老外眼中怎樣才算是一封好的開發(fā)信？在看這些模板前，先了解這些成功的開發(fā)信都有什么共同點：

標題：有瞬間就能抓住眼球的吸引力

簡介：簡明扼要，直入重點

正文：提供對客戶有利和有價值的詳細信息

Call to Action：清晰明確

其它：社交關聯(lián)，相關經(jīng)驗

01.?介紹產(chǎn)品的開發(fā)信

首先是介紹公司產(chǎn)品的開發(fā)信模板，介紹產(chǎn)品的方法有很多，這里僅看公認的寫的好的開發(fā)信。

提供價值

這封由JillKonrath寫的開發(fā)信，簡潔有力，張弛有度，潛在客戶可以在不到100字的內(nèi)容中迅速看到對自己有價值的東西。

由于每天被互聯(lián)網(wǎng)海量信息充斥，很少人有足夠的時間和耐心去看一篇長文。研究表明，越短的郵件反而響應率越高。

正確提問

如果你正在尋找一種方法來挑戰(zhàn)潛在客戶公司的當前狀態(tài)，這個模板將很有幫助。內(nèi)容簡短充實，CTA（即促使讀者進行下一步行動）直截了當，發(fā)信人提供不同的時間選擇，使這封開發(fā)信更有針對性。研究表明，有針對性的CTA將會轉(zhuǎn)化更多的潛在客戶。

其實看到這封開發(fā)信，我心里還是挺敬佩的，我們的思維往往不會按照這種邏輯去給客戶寫開發(fā)信。

給予建議

這封郵件走先揚后抑風格，先是贊美了對方再指出問題，給對方提出自己的建議和解決方案。沒有人會拒絕與自己利益相關的事物，建議也是。但是在挑毛病和給建議的時候要做到拿捏有度，不要挑毛病和給建議做的好像在找茬。

上圖可以看出，相比較于群發(fā)郵件，私人郵件的回復率明顯要高出很多的。

展示聯(lián)系

這封郵件的題目使用的了一個“+”號，將兩個公司聯(lián)系起來。往往人們遇到與自己有關的事物都會產(chǎn)生強大的好奇心，就像上課的時候老師喊到的同學名字跟自己的名字發(fā)音很像時，你的心臟都會漏掉一拍一樣。

在這封郵件的主體部分，發(fā)件人介紹了自己是誰，以及自己是做什么的，并提到所有他合作過的公司。在郵件下半部分，發(fā)件人將球扔給對方，讓對方起到主動作用。

寫到這里，我想提醒大家注意一個細節(jié)，上面我們提到的郵件模板都是字數(shù)保持在100字以內(nèi)的。

推薦人

這封郵件的重點在于郵件中提到的人名。顯然，收件人跟郵件中提到的人是認識的。

從這個圖表可以看出，從推薦人那里獲得的客戶成交率高達70%。但有研究表明，大部分銷售不太習慣于在郵件中提到別人，讓別人幫自己做引薦。如果你想寫這種郵件，這封模板，應該能較好地處理你和客戶以及推薦人之間的關系。

02.?挖掘潛在客戶

在挖掘客戶的時候，好的方法與壞的方法往往只有一線之隔，一步之差。一起來看看，如何寫作，能夠挖掘到更多的Leads。

坦誠+社交證明

這是一封坦誠相待的郵件，將自己的所有都攤在客戶面前，告訴對方你有什么，你的投資人是誰，你合作的人是誰，以及你有多少人力和資金，而提到與自己合作過的大企業(yè)更能有效證明自己的價值。

這封開發(fā)信模板比之前的模板都要長，但是它適用的行業(yè)范圍更廣，所以也是非常有用的一封開發(fā)信模板。并且，這種類型的開發(fā)信其實很有說服力。

趁熱打鐵

當Leads在你的網(wǎng)站留下聯(lián)系方式，或者是下載資源的時候，就是很好的發(fā)郵件機會。在正確的時機給對方發(fā)送正確的郵件，更容易促成合作。

添加一些有用的提示有助于進一步加強這封電子郵件，這不僅令人耳目一新，而且很有禮貌。當這樣的郵件出現(xiàn)在收件箱時，人們并不介意，他們能感覺到你的唯一目的不是快速銷售。相反，它是以一種非垃圾郵件的方式提供價值。

03.?催單

在推進客戶方面，也同樣有合適的模板可用。催客戶似乎是一件很難為人的事情，但事實上，如果跟進的郵件寫的到位，所有問題都不會是問題。

標出重點

不要使用大量文字塊去描寫產(chǎn)品功能和優(yōu)勢！不僅看起來雜亂無章，而且會分散客戶的注意力，逐漸失去興趣。

增加要點有助于功能/優(yōu)勢部分更加突出，吸引客戶不會錯過核心點，這封模板解決了文章段落過長注意力會分散的問題。

抓住痛點

通常，業(yè)務員容易陷入“自賣自夸”的思維模式中，不斷推銷自己產(chǎn)品的好處，而忽視了客戶公司本身。

但這封郵件采用了不同的方式，它找到了客戶的一個痛點并提供一個解決方案。它涉及到潛在客戶如何經(jīng)營業(yè)務，以及一項耗時的任務如何攔阻客戶成功。通過騎在“時間是寶貴的，所以明智地花它”的浪潮上，發(fā)信人很明顯告訴客戶他們有一個解決辦法。

在模仿此模板以匹配你的產(chǎn)品和潛在客戶時，請記住核心要點，就是告訴他們你可以幫他們節(jié)省多少時間（或金錢）。

此外，標題是完美的長度（36個字符）?？纯聪旅娴膱D表，你會發(fā)現(xiàn)，當涉及標題時，字符計數(shù)很重要，下圖詳細比較了標題字數(shù)與郵件打開率和點擊率的關系。

十的力量

喜歡用數(shù)字去說服一切的朋友可以看看這封模板，它簡潔有效，用數(shù)字表明結(jié)果。

最后關鍵的一點是，郵件里提到了自己最近給收件人的同行也提供了一些建議。這一點太狡猾了！對方絕對會對你給他的同行提的建議感興趣。

快速跟進

70%的未回復郵件都沒有后續(xù)跟進，這很令人驚訝。很多業(yè)務員沒有收到回復，就會想，“很有可能是看到我的消息直接忽視了”，“對方并不想理睬我”或者“對方覺得我很煩”，這種想法常常會是阻礙業(yè)務員繼續(xù)跟進的主要原因。

但想想看，人們每天都會收到大量的電子郵件。大多數(shù)時候，他們忘記了你的提議，或是太忙而無法采取行動。有時候，持之以恒是件好事，因為在潛在客戶購買之前，可能需要五次以上的跟進，這樣多次跟進很必要。

由上面的圖表我們可以看出，48%的業(yè)務員在一次跟進后，就停止跟進了；能做到三次以上跟進的業(yè)務員只有10%。但是成功的銷售基本上都得5到12次的跟進。

以上就是外國人寫開發(fā)信的思維與習慣，了解了這些，對于我們寫開發(fā)信將會有很大的指導意義，避免走很多彎路。

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點，不代表ESG跨境電商觀點或立場。如有關于作品內(nèi)容、版權或其它問題請于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。