超全干貨｜開(kāi)發(fā)信，總是沒(méi)有回復(fù)的原因和對(duì)策……-ESG跨境

郵件發(fā)出去之后沒(méi)有任何反饋的原因有很多，沒(méi)有任何人有辦法保證自己的郵件能有100%的回復(fù)率。但是我們可以把自己可控的因素做到最好，以獲得最好的閱讀率和回復(fù)率。今天就來(lái)分析解決郵件發(fā)送失敗和寫(xiě)好開(kāi)發(fā)信的兩大難題：

一. 發(fā)件的郵箱、域名、IP地址進(jìn)入了垃圾郵件黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)

相信你有過(guò)類(lèi)似的經(jīng)歷：一個(gè)陌生號(hào)碼給你打來(lái)電話(huà)，雖然是陌生號(hào)碼，但是你的手機(jī)上卻顯示“房產(chǎn)中介”、“保險(xiǎn)理財(cái)”，甚至是“詐騙團(tuán)伙”這樣的提示信息。這是因?yàn)檫@個(gè)陌生號(hào)碼被列入了一個(gè)或者多個(gè)“號(hào)碼黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)”中，而你的手機(jī)也正好關(guān)聯(lián)了這些數(shù)據(jù)庫(kù)。

在電子郵件的世界里，也是一樣的機(jī)制。如果你的郵箱賬號(hào)、發(fā)件域名、服務(wù)器IP地址因?yàn)楦鞣N原因被列入了黑名單，而你的客戶(hù)郵箱正好使用了該黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)，那么你給這些客戶(hù)發(fā)郵件時(shí)，對(duì)方是100%無(wú)法收到郵件的。

01. 問(wèn)題檢測(cè)

網(wǎng)絡(luò)上的郵件黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)有很多，可用以下工具對(duì)自己的域名或者IP地址進(jìn)行檢測(cè)：

www.dnsbl.info – 只要輸入自己的郵箱后綴或者是IP地址就可以檢測(cè)是否被列入了黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)。（包含了59個(gè)知名的黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)）

mxtoolbox.com – 檢測(cè)92個(gè)不同類(lèi)型的黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)，還可以注冊(cè)一個(gè)免費(fèi)賬號(hào)，定時(shí)跟蹤是否進(jìn)入黑名單，一旦被列入黑名單，就會(huì)發(fā)郵件提醒。

02. 問(wèn)題解決

如果已經(jīng)進(jìn)入了黑名單也不用過(guò)于擔(dān)心，因?yàn)榇蟛糠值暮诿麊问强梢陨暾?qǐng)移出的，具體步驟如下：

第一步：找到這個(gè)黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)的官網(wǎng)，在dnsbl和mxtoolbox中就可以直接找到。如果找不到，就在搜索引擎搜索一下，如“Abuse Ro official website”這樣的關(guān)鍵詞；

第二步：在官網(wǎng)找到類(lèi)似Removal， Apply to Remove這樣的選項(xiàng)，然后就會(huì)進(jìn)入一個(gè)申請(qǐng)向?qū)В?/p>

第三步：過(guò)程基本類(lèi)似，需要填寫(xiě)：你是誰(shuí)？你的客戶(hù)是從哪里來(lái)的？你為什么給他寫(xiě)郵件？你的郵件內(nèi)容是什么？這個(gè)時(shí)候要注意，填寫(xiě)的內(nèi)容要看起來(lái)正規(guī)規(guī)范，有說(shuō)服力；

第四步：將信息填好之后，提交申請(qǐng)。大部分還要通過(guò)郵件確認(rèn)提交，所以提交信息時(shí)一定要填寫(xiě)有效的郵箱地址。

03. 問(wèn)題規(guī)避

如果通過(guò)檢測(cè)，發(fā)現(xiàn)并沒(méi)有進(jìn)入黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過(guò)以下的方法，避免今后進(jìn)入黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)：

不要在短時(shí)間內(nèi)發(fā)送大量的郵件，要分開(kāi)時(shí)間段發(fā)送；

同一批郵件，如果數(shù)量超過(guò)500，要分成多個(gè)批次發(fā)，且每次的標(biāo)題和內(nèi)容應(yīng)不同；

如果必須要大量發(fā)送，將新老客戶(hù)摻雜在一起，增加總體打開(kāi)率；

用軟件批量搜索抓取的郵箱，一定要謹(jǐn)慎，很可能里面有Spam Trap；

使用群發(fā)工具，注意修改軟件的發(fā)送郵件頭和內(nèi)嵌信息。

綜上，很多時(shí)候郵件發(fā)不出去，是因?yàn)槟愕泥]箱、域名、IP地址進(jìn)入了垃圾郵件黑名單數(shù)據(jù)庫(kù)，所以要在第一時(shí)間檢測(cè)排除這個(gè)原因。

二. 郵件標(biāo)題和正文當(dāng)中有敏感內(nèi)容，被當(dāng)做垃圾郵件攔截了

反垃圾郵件協(xié)議中，大部分是針對(duì)內(nèi)容和模式的審查。為了吸引客戶(hù)的注意力，我們常用夸張的、誘惑的語(yǔ)言措辭，又或者因?yàn)榻獯a的原因，郵件發(fā)出去是亂碼等情況，這些都屬于容易被攔截的敏感內(nèi)容。如何解決呢？

01. 問(wèn)題檢測(cè)

對(duì)于ESP（Email Service Provider）來(lái)說(shuō)，判斷你的郵件到底有沒(méi)有敏感內(nèi)容靠人工一條條梳理是很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的，可以使用專(zhuān)業(yè)的工具，檢測(cè)是否能夠規(guī)避垃圾郵件策略，從而避免被攔截：

www.mail-tester.com – 專(zhuān)業(yè)的用來(lái)檢測(cè)一封郵件是否會(huì)被各種ESP拒收的工具，完全免費(fèi)，而且還會(huì)給出詳細(xì)的打分指導(dǎo)說(shuō)明。

02. 問(wèn)題規(guī)避與解決

在我們發(fā)送郵件的過(guò)程中，應(yīng)該避免這些問(wèn)題：

為了吸引客戶(hù)，使用了太多類(lèi)似best price，top quality等推銷(xiāo)性質(zhì)太濃的字眼；

非正常拼寫(xiě)單詞，如：w0rds，l3tter，uPPer CaSE wrOnG；

標(biāo)題全部大寫(xiě)，并且還有類(lèi)似“!!!”過(guò)多的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；

郵件中有亂碼，非常容易被當(dāng)做垃圾的格式；

如包含太多的鏈接、圖片、附件，被認(rèn)定為垃圾郵件的幾率會(huì)很高；

附件中包含如下的格式：exe、bat、dmg、apk、scr、js等，會(huì)被郵件防護(hù)程序阻止；

附件的體積過(guò)大，對(duì)服務(wù)器的帶寬造成了一定的負(fù)擔(dān)。

關(guān)于SPAM高頻詞很早以前我就已經(jīng)分享過(guò)

三. 收件人的郵件地址是無(wú)效的，但是卻沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)

很多人肯定都有過(guò)類(lèi)似的疑惑：有的客戶(hù)還聯(lián)系著就忽然消失了，發(fā)郵件不回甚至退信。這不是個(gè)例，ReturnPath的數(shù)據(jù)表明，全球每年有18%的郵件因?yàn)楦鞣N原因失效。當(dāng)然不排除因?yàn)楦鞣N疏忽，弄錯(cuò)了郵箱地址的拼寫(xiě)，但是卻沒(méi)有發(fā)現(xiàn)問(wèn)題所在。

針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，我們可以使用多種工具進(jìn)行郵箱有效性，真實(shí)性的檢測(cè)驗(yàn)證：

四. 你的郵件發(fā)送時(shí)間不是最佳的時(shí)間點(diǎn)

數(shù)據(jù)表明，65%的客戶(hù)會(huì)在當(dāng)?shù)貢r(shí)間的上午09:00-10:30，和下午15:00-16:00這兩個(gè)時(shí)間段里，集中處理郵件往來(lái)。所以為了讓自己的郵件閱讀率、回復(fù)率更高，我們可以計(jì)算了解好對(duì)應(yīng)客戶(hù)國(guó)家的時(shí)差，讓自己的郵件在最合適的時(shí)間，投遞到客戶(hù)的收件箱里。

五. 什么樣的開(kāi)發(fā)信才是國(guó)外客戶(hù)喜歡的？

寫(xiě)好開(kāi)發(fā)信是每個(gè)外貿(mào)人的基本功，但也是最頭痛的難題。因?yàn)榇蠖鄶?shù)辛苦發(fā)出去的開(kāi)發(fā)信都石沉大海，沒(méi)有了回音，只知道用蠻力是行不通的。一封開(kāi)發(fā)信成功與否的關(guān)鍵在于如何成功的引起客戶(hù)的興趣并愿意和你保持聯(lián)系，是你編輯開(kāi)發(fā)信的關(guān)鍵和核心。

既然我們寫(xiě)開(kāi)發(fā)信目的是吸引外國(guó)人，那么了解老外關(guān)于開(kāi)發(fā)信的思維與習(xí)慣就至關(guān)重要。這里有11封老外寫(xiě)的開(kāi)發(fā)信，被國(guó)外公認(rèn)是最佳的開(kāi)發(fā)信實(shí)踐。通過(guò)相關(guān)研究數(shù)據(jù)，我們來(lái)看看老外眼中怎樣才算是一封好的開(kāi)發(fā)信？在看這些模板前，先了解這些成功的開(kāi)發(fā)信都有什么共同點(diǎn)：

標(biāo)題：有瞬間就能抓住眼球的吸引力

簡(jiǎn)介：簡(jiǎn)明扼要，直入重點(diǎn)

正文：提供對(duì)客戶(hù)有利和有價(jià)值的詳細(xì)信息

Call to Action：清晰明確

其它：社交關(guān)聯(lián)，相關(guān)經(jīng)驗(yàn)

01.?介紹產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)信

首先是介紹公司產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)信模板，介紹產(chǎn)品的方法有很多，這里僅看公認(rèn)的寫(xiě)的好的開(kāi)發(fā)信。

提供價(jià)值

這封由JillKonrath寫(xiě)的開(kāi)發(fā)信，簡(jiǎn)潔有力，張弛有度，潛在客戶(hù)可以在不到100字的內(nèi)容中迅速看到對(duì)自己有價(jià)值的東西。

由于每天被互聯(lián)網(wǎng)海量信息充斥，很少人有足夠的時(shí)間和耐心去看一篇長(zhǎng)文。研究表明，越短的郵件反而響應(yīng)率越高。

正確提問(wèn)

如果你正在尋找一種方法來(lái)挑戰(zhàn)潛在客戶(hù)公司的當(dāng)前狀態(tài)，這個(gè)模板將很有幫助。內(nèi)容簡(jiǎn)短充實(shí)，CTA（即促使讀者進(jìn)行下一步行動(dòng)）直截了當(dāng)，發(fā)信人提供不同的時(shí)間選擇，使這封開(kāi)發(fā)信更有針對(duì)性。研究表明，有針對(duì)性的CTA將會(huì)轉(zhuǎn)化更多的潛在客戶(hù)。

其實(shí)看到這封開(kāi)發(fā)信，我心里還是挺敬佩的，我們的思維往往不會(huì)按照這種邏輯去給客戶(hù)寫(xiě)開(kāi)發(fā)信。

給予建議

這封郵件走先揚(yáng)后抑風(fēng)格，先是贊美了對(duì)方再指出問(wèn)題，給對(duì)方提出自己的建議和解決方案。沒(méi)有人會(huì)拒絕與自己利益相關(guān)的事物，建議也是。但是在挑毛病和給建議的時(shí)候要做到拿捏有度，不要挑毛病和給建議做的好像在找茬。

上圖可以看出，相比較于群發(fā)郵件，私人郵件的回復(fù)率明顯要高出很多的。

展示聯(lián)系

這封郵件的題目使用的了一個(gè)“+”號(hào)，將兩個(gè)公司聯(lián)系起來(lái)。往往人們遇到與自己有關(guān)的事物都會(huì)產(chǎn)生強(qiáng)大的好奇心，就像上課的時(shí)候老師喊到的同學(xué)名字跟自己的名字發(fā)音很像時(shí)，你的心臟都會(huì)漏掉一拍一樣。

在這封郵件的主體部分，發(fā)件人介紹了自己是誰(shuí)，以及自己是做什么的，并提到所有他合作過(guò)的公司。在郵件下半部分，發(fā)件人將球扔給對(duì)方，讓對(duì)方起到主動(dòng)作用。

寫(xiě)到這里，我想提醒大家注意一個(gè)細(xì)節(jié)，上面我們提到的郵件模板都是字?jǐn)?shù)保持在100字以?xún)?nèi)的。

推薦人

這封郵件的重點(diǎn)在于郵件中提到的人名。顯然，收件人跟郵件中提到的人是認(rèn)識(shí)的。

從這個(gè)圖表可以看出，從推薦人那里獲得的客戶(hù)成交率高達(dá)70%。但有研究表明，大部分銷(xiāo)售不太習(xí)慣于在郵件中提到別人，讓別人幫自己做引薦。如果你想寫(xiě)這種郵件，這封模板，應(yīng)該能較好地處理你和客戶(hù)以及推薦人之間的關(guān)系。

02.?挖掘潛在客戶(hù)

在挖掘客戶(hù)的時(shí)候，好的方法與壞的方法往往只有一線(xiàn)之隔，一步之差。一起來(lái)看看，如何寫(xiě)作，能夠挖掘到更多的Leads。

坦誠(chéng)+社交證明

這是一封坦誠(chéng)相待的郵件，將自己的所有都攤在客戶(hù)面前，告訴對(duì)方你有什么，你的投資人是誰(shuí)，你合作的人是誰(shuí)，以及你有多少人力和資金，而提到與自己合作過(guò)的大企業(yè)更能有效證明自己的價(jià)值。

這封開(kāi)發(fā)信模板比之前的模板都要長(zhǎng)，但是它適用的行業(yè)范圍更廣，所以也是非常有用的一封開(kāi)發(fā)信模板。并且，這種類(lèi)型的開(kāi)發(fā)信其實(shí)很有說(shuō)服力。

趁熱打鐵

當(dāng)Leads在你的網(wǎng)站留下聯(lián)系方式，或者是下載資源的時(shí)候，就是很好的發(fā)郵件機(jī)會(huì)。在正確的時(shí)機(jī)給對(duì)方發(fā)送正確的郵件，更容易促成合作。

添加一些有用的提示有助于進(jìn)一步加強(qiáng)這封電子郵件，這不僅令人耳目一新，而且很有禮貌。當(dāng)這樣的郵件出現(xiàn)在收件箱時(shí)，人們并不介意，他們能感覺(jué)到你的唯一目的不是快速銷(xiāo)售。相反，它是以一種非垃圾郵件的方式提供價(jià)值。

03.?催單

在推進(jìn)客戶(hù)方面，也同樣有合適的模板可用。催客戶(hù)似乎是一件很難為人的事情，但事實(shí)上，如果跟進(jìn)的郵件寫(xiě)的到位，所有問(wèn)題都不會(huì)是問(wèn)題。

標(biāo)出重點(diǎn)

不要使用大量文字塊去描寫(xiě)產(chǎn)品功能和優(yōu)勢(shì)！不僅看起來(lái)雜亂無(wú)章，而且會(huì)分散客戶(hù)的注意力，逐漸失去興趣。

增加要點(diǎn)有助于功能/優(yōu)勢(shì)部分更加突出，吸引客戶(hù)不會(huì)錯(cuò)過(guò)核心點(diǎn)，這封模板解決了文章段落過(guò)長(zhǎng)注意力會(huì)分散的問(wèn)題。

抓住痛點(diǎn)

通常，業(yè)務(wù)員容易陷入“自賣(mài)自夸”的思維模式中，不斷推銷(xiāo)自己產(chǎn)品的好處，而忽視了客戶(hù)公司本身。

但這封郵件采用了不同的方式，它找到了客戶(hù)的一個(gè)痛點(diǎn)并提供一個(gè)解決方案。它涉及到潛在客戶(hù)如何經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，以及一項(xiàng)耗時(shí)的任務(wù)如何攔阻客戶(hù)成功。通過(guò)騎在“時(shí)間是寶貴的，所以明智地花它”的浪潮上，發(fā)信人很明顯告訴客戶(hù)他們有一個(gè)解決辦法。

在模仿此模板以匹配你的產(chǎn)品和潛在客戶(hù)時(shí)，請(qǐng)記住核心要點(diǎn)，就是告訴他們你可以幫他們節(jié)省多少時(shí)間（或金錢(qián)）。

此外，標(biāo)題是完美的長(zhǎng)度（36個(gè)字符）?？纯聪旅娴膱D表，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)涉及標(biāo)題時(shí)，字符計(jì)數(shù)很重要，下圖詳細(xì)比較了標(biāo)題字?jǐn)?shù)與郵件打開(kāi)率和點(diǎn)擊率的關(guān)系。

十的力量

喜歡用數(shù)字去說(shuō)服一切的朋友可以看看這封模板，它簡(jiǎn)潔有效，用數(shù)字表明結(jié)果。

最后關(guān)鍵的一點(diǎn)是，郵件里提到了自己最近給收件人的同行也提供了一些建議。這一點(diǎn)太狡猾了！對(duì)方絕對(duì)會(huì)對(duì)你給他的同行提的建議感興趣。

快速跟進(jìn)

70%的未回復(fù)郵件都沒(méi)有后續(xù)跟進(jìn)，這很令人驚訝。很多業(yè)務(wù)員沒(méi)有收到回復(fù)，就會(huì)想，“很有可能是看到我的消息直接忽視了”，“對(duì)方并不想理睬我”或者“對(duì)方覺(jué)得我很煩”，這種想法常常會(huì)是阻礙業(yè)務(wù)員繼續(xù)跟進(jìn)的主要原因。

但想想看，人們每天都會(huì)收到大量的電子郵件。大多數(shù)時(shí)候，他們忘記了你的提議，或是太忙而無(wú)法采取行動(dòng)。有時(shí)候，持之以恒是件好事，因?yàn)樵跐撛诳蛻?hù)購(gòu)買(mǎi)之前，可能需要五次以上的跟進(jìn)，這樣多次跟進(jìn)很必要。

由上面的圖表我們可以看出，48%的業(yè)務(wù)員在一次跟進(jìn)后，就停止跟進(jìn)了；能做到三次以上跟進(jìn)的業(yè)務(wù)員只有10%。但是成功的銷(xiāo)售基本上都得5到12次的跟進(jìn)。

以上就是外國(guó)人寫(xiě)開(kāi)發(fā)信的思維與習(xí)慣，了解了這些，對(duì)于我們寫(xiě)開(kāi)發(fā)信將會(huì)有很大的指導(dǎo)意義，避免走很多彎路。

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀(guān)點(diǎn)，不代表ESG跨境電商觀(guān)點(diǎn)或立場(chǎng)。如有關(guān)于作品內(nèi)容、版權(quán)或其它問(wèn)題請(qǐng)于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。