完全外貿(mào)單證過程-ESG跨境

很多新人做外貿(mào)對(duì)單證的過程不甚了解，今天小編整理了詳細(xì)的外貿(mào)單證全過程，下面就和小編一起來看看吧。

1．客戶詢盤：一般在客戶下PurchaseOrder（一般簡(jiǎn)稱為PO）之前，都會(huì)有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。

2．報(bào)價(jià)：業(yè)務(wù)部及時(shí)回復(fù)客人詢盤，明確貨物品名，型號(hào)，生產(chǎn)廠家，數(shù)目，交貨期，付款方法，包裝規(guī)格及柜型等，制造成正式報(bào)價(jià)單Quotation給客戶。報(bào)價(jià)單需要用你司抬頭以及注明客戶信息，也別忘了注明報(bào)價(jià)的有效期。因?yàn)閰R率和原料價(jià)錢的波動(dòng)，報(bào)價(jià)可能視情形進(jìn)行調(diào)整，因此注明報(bào)價(jià)有效期為以后調(diào)價(jià)做好鋪墊。

3．吸收訂單：經(jīng)過洽談，客戶確認(rèn)報(bào)價(jià)后會(huì)發(fā)送訂購(gòu)單PurchaseOrder給業(yè)務(wù)員，并要求業(yè)務(wù)員制造形式發(fā)票ProformaInvoice（一般簡(jiǎn)稱為PI）。業(yè)務(wù)員制造完P(guān)I，發(fā)給客戶確認(rèn)。

4．預(yù)備生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，開端預(yù)備給工廠下單。

5．業(yè)務(wù)審批：依照一般的公司過程，業(yè)務(wù)部收到訂單后，制成訂單明細(xì)，連同客戶訂單復(fù)印件一起交由管理人員審批后再交給部門跟單員跟進(jìn)，沒有跟單員的公司，業(yè)務(wù)員自行跟進(jìn)。

6．下達(dá)生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在明確交貨期后，滿足下列情形可下達(dá)生產(chǎn)通知,通知工廠按時(shí)生產(chǎn)：

6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，然后業(yè)務(wù)員和單證員差異審查信譽(yù)證，檢討是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障及其它可能的問題，如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。

6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。

6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方法收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。

7．驗(yàn)貨

7.1：在交貨期前一周，要通知驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。

7.2：如果客人要自己或指定驗(yàn)貨人員來驗(yàn)貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告訴計(jì)劃部。

7.3：如果客人指定由第三方驗(yàn)貨公司或公平行等驗(yàn)貨的，要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前支配好時(shí)間。明確后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。

8．制備基本文件。依據(jù)工廠提供的裝箱材料，制造出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（一般由業(yè)務(wù)跟單員制造，交給單證員）。

9．商檢：如果是 法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時(shí)要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需材料。而且要告知工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。

10．租船訂倉(cāng)：

10.1．如果給客戶的報(bào)價(jià)是基于FOB條款，通?？腿藭?huì)指定貨代。盡早與貨代聯(lián)系，了解將要支配的出口口岸，船期等情形，確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否到達(dá)客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運(yùn)公司發(fā)出書面定倉(cāng)通知（SHIPPINGORDER，簡(jiǎn)稱SO），通常在開船一周前可拿到定倉(cāng)紙。

10.2．如果是由賣方支付運(yùn)費(fèi)，應(yīng)盡早向貨運(yùn)公司或船公司咨詢船期，運(yùn)價(jià)，開船口岸等。經(jīng)對(duì)比選擇價(jià)錢優(yōu)惠信用好船期適合的船公司，并通告給客人。如客人不贊成要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉(cāng)，流程同上。

10.3．如果貨物不夠一個(gè)小柜需走散貨時(shí)，向貨代公司定散貨倉(cāng)位。拿到入倉(cāng)紙時(shí)，還要了解截關(guān)時(shí)間，入倉(cāng)報(bào)關(guān)要求等內(nèi)容。

11．支配拖柜：

11.1．貨物做好并驗(yàn)貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價(jià)錢合理的公司簽定協(xié)定長(zhǎng)期合作，以確保安全及準(zhǔn)時(shí)。要給拖車公司提供以下材料：定倉(cāng)確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉(cāng)號(hào)，拖柜委托書，注明裝柜時(shí)間，柜型及數(shù)目，裝柜地址，報(bào)關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗(yàn)貨公司看裝柜，要專門聲明不能晚到。并要求回傳一份上柜材料，列明柜號(hào)、車牌號(hào)、司機(jī)及聯(lián)系電話等。沒有長(zhǎng)期合作的拖車公司也可讓貨代支配貨運(yùn)事宜并在向貨代支付本地費(fèi)時(shí)一并支付提貨相關(guān)費(fèi)用即可。

11.2．發(fā)送一份裝車材料給工廠，列明上柜時(shí)間、柜型、訂倉(cāng)號(hào)、訂單號(hào)、車牌號(hào)以及司機(jī)聯(lián)系電話。

11.3．要求工廠在貨柜分開工廠后盡快提供一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時(shí)間、實(shí)際裝貨數(shù)目等，并記裝箱號(hào)碼和封條號(hào)碼作為提單的材料。要求工廠裝柜后必定要記住上封條。

12．委托報(bào)關(guān)：在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需材料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。委托報(bào)關(guān)時(shí)，應(yīng)提供一份裝柜材料，內(nèi)容包含所裝貨物及數(shù)目，口岸，船公司，定倉(cāng)號(hào)，柜號(hào)，船開截關(guān)時(shí)間，拖車公司，柜型及數(shù)目，本公司的聯(lián)系人和電話等。

13．獲得運(yùn)輸文件：

13.1．更遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補(bǔ)料內(nèi)容發(fā)送給船運(yùn)公司或貨代。補(bǔ)料要按L/C或客人的要求來做，并給出準(zhǔn)確的貨物數(shù)目，以及一些特別要求等，包含要求船公司伴隨提單出的船證明等。

13.2．督促船公司盡快出提單樣板及本地費(fèi)用帳單。細(xì)心核對(duì)提單樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。

13.3．及時(shí)支付運(yùn)雜費(fèi)等本地費(fèi)用，付款后通知船公司及時(shí)取得提單正本等運(yùn)輸文件。

14．預(yù)備其他文件

14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對(duì)商業(yè)發(fā)票要求更嚴(yán)厲。發(fā)票的日期要明確在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描寫要與L/C上的完整相同，小寫和大寫金額都要準(zhǔn)確無誤。L/C上對(duì)發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對(duì)方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。

14.2．FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗(yàn)檢疫局申辦。需注意的是運(yùn)輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報(bào)關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運(yùn)的貨物，F(xiàn)ORMA證書通常要到香港的中國(guó)商檢公司辦理加簽，證明未在港對(duì)貨物進(jìn)行再加工。目前市面上有許多代辦FORMA證的服務(wù)，可依據(jù)需要找人代辦。

備注：FORMA，就是普惠制原產(chǎn)地證明書，它是具有法律效率的我國(guó)出口產(chǎn)品在給惠國(guó)享受在更惠國(guó)稅率基本上提高減免進(jìn)口關(guān)稅的官方憑證。目前給予我國(guó)普惠制待遇的 共38個(gè)。

14.3．一般原產(chǎn)地證(CO,也就是certificateoforigin)：一般原產(chǎn)地證可在中國(guó)貿(mào)易增進(jìn)會(huì)辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)補(bǔ)辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。目前市面上有許多代辦原產(chǎn)地證的服務(wù)，費(fèi)用一般在100-200元之間，可依據(jù)需要找人代辦。

14.4．裝運(yùn)通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包含船名，航班次，開船日，預(yù)計(jì)抵港日，貨物及數(shù)目，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目標(biāo)港代理人等。有時(shí)L/C要求提供發(fā)送證明，如報(bào)告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時(shí)間內(nèi)辦理。

14.5．裝箱單：裝箱單應(yīng)了解地表明貨物裝箱情形。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)目，每箱的毛重，凈重，外箱尺碼。按外箱尺碼盤算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號(hào)以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要和提單相符。

15．交單：

15.1．采取L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時(shí)間內(nèi)備齊全體單證并嚴(yán)厲審單，確保沒有錯(cuò)誤才交銀行議付。

15.2．采取T/T收匯的，在取得提單后馬上電郵提單復(fù)印件給客人付款，確認(rèn)收到余款后再將提單正本及其他文件（PI,PL,FORMA或CO）寄給客人。切勿在沒有收到尾款時(shí)就將正本寄給客戶，客戶一旦拿到提單正本便可以從目標(biāo)港提貨，增長(zhǎng)了供給商收款的風(fēng)險(xiǎn)。付款條款是100%T/Tinadvance的客戶，可以在發(fā)貨前就和貨代交流選擇提單電放服務(wù)。

16．業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時(shí)做登記，便于以后查詢統(tǒng)計(jì)等。

17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必需留存一整套以備查用。

18.單證員平時(shí)應(yīng)注意收集運(yùn)價(jià)變動(dòng)，船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員報(bào)價(jià)提供幫助。

上述內(nèi)容是完全的單證過程，希望對(duì)各位跨境賣家有所幫助。

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點(diǎn)，不代表ESG跨境電商觀點(diǎn)或立場(chǎng)。如有關(guān)于作品內(nèi)容、版權(quán)或其它問題請(qǐng)于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。