外貿(mào)賣家商務(wù)信函寫作的特征需要有什么？-ESG跨境

外貿(mào)商務(wù)函的書寫特征有什么呢？

*禮貌。

這里所說的禮貌，并非只是應(yīng)用諸如yourkindinquiry,youresteemedorder等等的禮貌用語。更是要體現(xiàn)一種為別人思考，多諒解對(duì)方心境和處境的態(tài)度。假如本著這種態(tài)度去和別人交流，那么即使你這次謝 方的要求，也不會(huì)因此失去這個(gè)小伙伴，不會(huì)影響以后合作的機(jī)遇。

尤其要注意，在雙方看法不一致的情形下，首先要懂得和尊敬對(duì)方的看法。當(dāng)別人的建議不合理，或?qū)δ愕呢?zé)備不公平時(shí)，請(qǐng)表示出你的高調(diào)，你可以言之鑿鑿，表達(dá)你的觀點(diǎn)，但是要注意注意禮節(jié)禮貌，避免應(yīng)用無禮的語言。

也要提示一下，中國(guó)人有一句話叫“過猶不及”。凡事，一旦過火，后果反而不好。彬彬有禮，也許會(huì)變成奉承，真摯過了頭，也會(huì)變得天真幼稚。因此，更重要的是把握好“度”，能力到達(dá)預(yù)期的后果。

*簡(jiǎn)練。

正如前面所說，用簡(jiǎn)潔的語言書寫信件，使你的書信看起來簡(jiǎn)明扼要，清晰易懂。應(yīng)用普通詞匯，避免冷僻或拼寫繁瑣的單詞。一詞能表達(dá)，而不能應(yīng)用詞匯。應(yīng)用多個(gè)短句，因?yàn)槎叹淙菀锥?。更少地?yīng)用“和”、“but”、“however”、“consequently”等連詞來使句子冗長(zhǎng)。不要在同一信件中應(yīng)用多于一個(gè)意思相同的詞。

*準(zhǔn)確。

關(guān)于數(shù)據(jù)或特定信息，如時(shí)間、地點(diǎn)、價(jià)錢、貨物編號(hào)等，盡可能做到準(zhǔn)確。這將使溝通的內(nèi)容更加清晰，更有助于加快交易的流程。

*目的明白。

請(qǐng)?jiān)卩]件中注明對(duì)方公司的名稱，或直接在信頭稱呼收件人的姓名。這將使另一個(gè)人知道該郵件是專門發(fā)給他的，而不是哪些群發(fā)的，因此表明了它的關(guān)鍵性。當(dāng)然，如果你不能明確收信人的姓名，可以在稱呼欄中加上DearSirs或DearSirorMadam。

*言簡(jiǎn)意賅。

請(qǐng)?jiān)卩]件中注明對(duì)方公司的名稱，或在信頭直呼收件人姓名。這將使另一個(gè)人知道該郵件是專門發(fā)給他的，而不是哪些群發(fā)的，因此表明了它的關(guān)鍵性。當(dāng)然，如果你不能明確收信人的姓名，可以在稱呼欄中加上DearSirs或DearSirorMadam。

*快速回應(yīng)。

要及時(shí)回復(fù)買家，必定要及時(shí)。由于采購(gòu)商通常只看到更早的幾次回復(fù)，從中選擇適合的供給商。假如你的回復(fù)不夠及時(shí)，你會(huì)因沒有抓住機(jī)遇而失去商業(yè)機(jī)遇。

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點(diǎn)，不代表ESG跨境電商觀點(diǎn)或立場(chǎng)。如有關(guān)于作品內(nèi)容、版權(quán)或其它問題請(qǐng)于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。